Flujo de trabajo — Gastos

Qué resuelve

• Javi recibe facturas de proveedores por correo (a menudo reenviadas de otras cuentas).
• Meterlas una a una en Holded es tedioso y se acumula → los gastos no quedan bien registrados.
• Este flujo automatiza todo el trabajo pesado (leer la factura, dar de alta el proveedor, crear el gasto, adjuntar el PDF) y deja solo el clic final de aprobar para Javi.

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El circuito

  Javi arrastra la factura del proveedor a la etiqueta
      Gmail:  GASTOS
        │
  «procesa gastos»  (Javi/Ana lo pide)
        │
        ▼
  Por cada correo en  label:GASTOS  sin  GASTOS/registradas :
        │
   1· Descargar el PDF adjunto y LEER los datos
        (proveedor + CIF · nº factura · fecha · base · IVA · total)
        │
   2· ¿Existe el proveedor en Holded?  ──NO──►  darlo de alta
        │ SÍ
        ▼
   3· Crear la FACTURA DE COMPRA (gasto) en Holded
        (importes + nº de factura del proveedor en la descripción)
        │
   4· ADJUNTAR el PDF original al documento   ◄── siempre
        │
   5· Etiquetar el correo como  GASTOS/registradas  (no duplicar)
        │
        ▼
  Borrador listo en Holded con el PDF   →   JAVI da el OK
       (pone nº si quiere · Aprobar / Contabilizar)

Principio de diseño (el sello Nexo): la IA prepara, Javi aprueba. Ningún gasto se contabiliza sin su visto bueno.

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Paso a paso técnico

Paso	Acción	Cómo
1	Leer factura	Descargar adjunto de Gmail y extraer texto del PDF (pypdf): proveedor, CIF, nº, fecha, base, IVA, total.
2	Alta proveedor	Si no existe: POST /invoicing/v1/contacts con type:supplier, name, code (CIF), email.
3	Crear gasto	POST /invoicing/v1/documents/purchase con contactId, date, items [{name, units:1, subtotal, tax}]. El nº de factura del proveedor va en desc/notes.
4	Adjuntar PDF	POST /documents/purchase/{id}/attach con el archivo (multipart). Siempre.
5	Marcar hecho	Añadir la subetiqueta Gmail GASTOS/registradas al correo.

Clave de Holded en .env (HOLDED_API_KEY, cabecera key:).

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Reglas y límites

• Aprobar es manual. Las facturas de compra creadas por la API de Holded entran como borrador sin número. Ni el número ni la aprobación se pueden fijar por API → lo hace Javi en Holded.
• Siempre se adjunta el PDF original al documento, para que quede el justificante junto al gasto.
• Anti-duplicados: solo se procesan los correos de GASTOS que no tengan ya GASTOS/registradas.
• Trazabilidad: el nº de factura del proveedor queda en la descripción del gasto para poder buscarlo.

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Cómo se dispara

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Evolución futura

• Rutina automática: un agente que revise la etiqueta cada día y registre los gastos nuevos solo, sin que haya que pedirlo.
• Backend del producto (Fase 4): integrado con la entrada por WhatsApp y los tickets, con cierre completo del gasto (número + aprobación) sin paso manual.
• Encaja con la pieza «Entrada WhatsApp + tickets» del panel: que todo gasto tenga una sola fuente y suba solo a Holded.

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Historial

• 2026-08-07 — Montado el circuito y probado con la primera factura real: Prodesco (fra. 264279 · 36,65 €) — proveedor dado de alta, gasto creado y PDF adjunto. Etiquetas GASTOS y GASTOS/registradas creadas.